حـــلـــــول
للانظمة و التطوير

SOLUTIONS
For Systems & Development

من المعروف أن عصر الأوراق المكتبية والمتابعات الروتينية قد انتهى، وبوجود التقنيات المتقدمة التي توفر علينا سهولة ودقة الوصول للمعلومة، و من المعروف بأن أرشيف السنوات السابقة للشركات شبه معدوم ويصعب جداً الوصول اليه بالطرق التقليدية وذلك لكثرة الأوراق والفاكسات والإعتمادات الخطية التي نتداولها يومياً بين موظفي الشركات. ومن خلال استخدام هذا النظام أنت تنعم بالآمان والثقة المطلقة بأن جميع الأوراق والسندات والمراسلات والإعتمادات البنكية وغيرها موجودة بأمان وخلال مدة قصيرة يمكنك الوصول الى ماتحتاجه ومن أي مكان بالعالم، هذا هو الرخاء المطلوب من التقنية وهكذا أنت بشركة ناجحة.

المواصفات العامة لنظام الأرشفة الإلكترونية:
- قابلية النظام للتعامل مع اللغة العربية والإنجليزية.
- يدعم قواعد بيانات (Microsoft SQL Server 2008 R2)
- نظام الالأرشفة الإلكترونية نظام متكامل مع دعم جميع صيغ وأنواع الملفات.
- التعامل مع جميع أنواع الصور والتقليل من حجمها الى أقصى حد ممكن.
- يدعم عمليات إدارة المراسلات بين الشركة وفروعها المختلفة والموضفين والمستخدمين.
- دعم إدارة المعاملات الإدارية مع إمكانية تفعيل أنظمة تدفق الوثائق (WorkFlow System), .
- يمكن وصله بشبكة الإنترنت (Web Enabled )
- دعم جميع أنواع الماسحات الضوئية TWAIN.
- دعم التعامل مع التBARCODE .
- دعم التعرف الرقمي للنصوص OCR بالغتين العربية والإنجليزية.
- يدعم عمليات الأرشفة الآلية من مسار محدد أو الإيميل أو بحسب نوع الملف وحتى بالاسم.
- دعم التعرف على المحتوى للملفات النصية والإيميلات. 
- دعم التعرف على الملفات المتكررة بالاسم والحجم والمحتوى. 
- دعم التكامل مع قواعد البيانات الأخرى لقرائة العمليات وتصديرها لنظام الأرشفة بشكل آلي.
- دعم الأرشفة الآلية من الفاكس.
- دعم الآرشفة الآلية من المواقع على شبكة الإنترنت.

خيارات وإعدادات نظام الأرشفة الإلكتروني:

- إمكانية إنشاء هيكلية شجرية تحتوي على عدد لانهائي من المجلدات الرئيسية والفرعية.
- قابلية النظام على إستيعاب عدد لانهائي من الملفات والوثائق والسجلات والخرائط....الخ.
- إمكانية نقل الملفات بين المجلدات أو نسخها أو نقل الملفات كمختصرات ضمن الصلاحيات المتاحة.
- قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد, إكسل ...... الخ) وأرشفتها كملفات إلكترونية أو تحويلها الى صور والتعامل ومعها كصور مخزنة في نظام الأرشفة الإلكترونية وكذلك إمكانية التعامل مع ملفات ذات إمتداد PDF (Acrobat) وتحويلها الى صور ذات إمتداد TIFF.
- إمكانية ربط المستندات أو الملفات ذات العلاقة بملفات أخرى.
- إمكانية إصدار ملفات أو مستندات جديدة مرتبطة مع ملفات مخزنة سابقا, وإمكانية الوصول الى النسخ السابقة بسهولة.
- إمكانية الإستيراد من خارج النظام وكذلك التصدير الى القرص الصلب أو المرن ضمن الصلاحيات المتاحة للمستخدم.
- إمكانية إضافة أو إلغاء بعض الأيقونات على الشاشة حسب رغبة المستخدم.

خيارات البحث والفهرسة لنظام الأرشفة الإلكترونية:
- سهولة إنشاء بطاقات فهرسة تحتوي على حقول تدعم خيارات البحث المتقدم بناء على نوعية الوثائق أو بناء على الأقسام والإدارات والفروع.
- إمكانية تخصيص بطاقات الفهرسة (القوالب) على مستوى المجلدات أو الوثائق.
- إمكانية إستخدام البحث الأساسي أو البحث المتقدم حيث أن الفرق بينهما كما يلي:
.1 البحث الأساسي :إمكانية البحث عن كلمة داخل النص بعد معالجة الصور وتمييز النصوص ضوئيا.
.2 البحث المتقدم: إمكانية البحث بإستخدام الحقول المصنفة داخل بطاقات الفهرسة والتي تم إدخالها عن طريق المستخدم يدويا أو أتوماتيكيا. وكذلك إمكانية البحث داخل الملاحظات اللاصقة التي أنشئها المستخدم داخل الوثيقة, وأيضا أمكانية البحث عن أسم ملف مستند أو مجلد, وأيضا يدعم النظام خواص أكثر تطورا بتشغيل جميع محركات البحث حتى الوصول الى النتيجة المرجوة, عدا عن ذلك إستفادة النظام من التكنولوجيا المتطورة في عملية التخزين والبحث مثال BARCODE.

طرق الأرشفة في نظام الأرشيف الإلكتروني:
الأرشفة المباشرة.
الأرشفة المباشرة (اليدوية)من قبل المستخدم للملفات بجميع أنواعها بغض النظر عن نوعها أو موقعها بالجهاز أو من الماسح الضوئي أو وسائل وأقراص التخزين والحفظ وتخزينها في الأرشيف في الموقع المراد والذي يحدده المستخدم.

الأرشفة الآلية:
الأرشفة الآلية من قبل النظام للملفات وفق لإعدادات وتهيئة مسبقة حيث يقوم النظام بإلتقاطها بشكل آلي سواء من مسار محدد أو من الإيميل وغيرها وخزنها في المواقع المحددة مسبقا لها وفق الإعدادات والتهيئة المسبقة من قبل مدير النظام وبحسب حاجة ورغبة الشركة.

المراسلات وإدارة المعاملات الإدارية:

أهداف عمليات المراسلات وإدارة المعاملات:
 -متابعة المعاملات الواردة و الصادرة من و إلى الجهة الحكومية حتى يتم الانتهاء منها.
- سرعة و سهولة معرفة الموقف الحالي لأي معاملة و الإجراءات التي تمت عليها.
- توحيد أسلوب العمل بين الإدارات عن طريق استلام و تحويل المعاملات.
- توحيد أرقام الصادر الداخلي على مستوى الجهة.
- تقليل عدد الدفاتر المستخدمة لمتابعة المعاملة.
- المحافظة على سرية بيانات المعاملات و ذلك عن طريق منح الإدارات خصوصية التعامل مع المعاملات الخاصة بها فقط.
- الحصول على تقارير تفيد الإدارة العليا في اتخاذ القرار.
- القدرة على الاحتفاظ بحجم كبير من البيانات.

المواصفات العامة لعمليات المراسلات وإدارة المعاملات:
- التوفير في الدورات المستندية و سهولة التعامل معها.
- التكامل التام بين الأنظمة سواء على مستوى قاعدة البيانات أو واجهة التطبيق.
- تحكم أفضل على الجانب الإداري مما يؤدى إلى تقليل تكرار الأعمال.
- مستويات متعددة للسرية والمستخدمين.
- استخدام أحدث التقنيات والأدوات في تطوير البرامج.
 -إمكانية العمل من خلال شبكة الانترنت أو الشبكات المحلية.
- إمكانية إنشاء التقارير المطلوبة دون الرجوع إلى المبرمج.
- استرجاع لحظي للمعلومات.
- مقارنة البيانات الحالية والسابقة لمراقبة وضمان الأداء الأمثل.
- شاشات مساعدة يستطيع المستخدم في أي وقت الاستفادة منها.
- الدعم الكامل للغة العربية والإنجليزية.
- إمكانية إدخال البيانات ثنائية اللغة.
- تعمل تحت بيئة النوافذ.
 - إمكانية العمل من خلال شبكة الانترنت أو الشبكات المحلية.

وظائف وأغراض المراسلات والمعاملات الإدارية:

الوظيفة الأساسية لهذا النظام هو تسجيل جميع المعاملات الواردة والصادرة للإدارة وتتبع المعاملة بشكل كامل إلى إن يتم الانتهاء منها وعليه يمكن تعريف المعاملات التي يقوم النظام بالتعامل معها حسب الآتي :

     الوارد العام: وهي المعاملة التي ترد للإدارة من جهة خارجية وهذة المعاملات يتم تسجيلها بالاستقبال.
     الصادر العام: وهي المعاملات ( المراسلات ) التي تصدر من الجهة إلي جهات خارجية ،     وتكون صادرة عن وارد عام أو صادر داخلي.
    المعاملة الداخلية : وهي المعاملات التي يتم تسجيلها بأي من الادارات الداخلية.
    المعاملات السرية: و هي المعاملات ( المراسلات ) التي ترد من خارج الجهة إلي الرؤساء     و يتم تسجيلها في النظام بدون إدخال أي بيانات عنها حفاظاً على السرية. 

وعليه فإن النظام يقوم بتعريف وتصنيف جميع أنواع المعاملات والمذكورة أعلاه وغيرها بحسب الرغبة وآلية العمل المتبعة في الشركة وسياساتها والتقسيم المذكور سابقا على سبيل المثال لا الحصر.

تقارير المراسلات والمعاملات الإدارية:
يشمل النظام مجموعة من التقارير التي يمكن عن طريقها الحصول على أي معلومات مطلوبة عن المعاملات و حالتها.
- تقرير استعلام عن معاملة وارد عام وفية يتم عرض بيانات جميع معاملات الوارد العام التي تم اختيارها من خلال نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير وكذلك عرض حالات جميع النسخ الخاصة بكل معاملة يتم عرضها في التقرير.
- تقرير استعلام عن معاملة منشأ داخلي وفية يتم عرض بيانات جميع معاملات المنشأ الداخلي التي تم اختيارها من خلال نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير وكذلك عرض حالات جميع النسخ الخاصة بكل معاملة يتم عرضها في التقرير.
- تقرير استعلام تفصيلي عن معاملة وفيه يتم عرض جميع بيانات المعاملة التي تم اختيارها من خلال نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير وحالات جميع النسخ الخاصة بها وكذلك بيان تفصيلي بجميع حركات تحويل واستلام كل نسخة
- تقرير صور المعاملات وفيه يتم عرض بيان تسليم بالصور الموزعة على الجهات الداخلية حسب المتغيرات التي تم تحديدها في نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير .
- تقرير حركات تحويل واستلام المعاملات وفيه يتم عرض كشف بتحويل المعاملات إلى الجهات الداخلية المُحولة إليها المعاملات والموظف المختص بكل معاملة .
- تقرير المعاملات المتأخرة لدى جهة وفيه يتم عرض بيانات المعاملات المتأخرة ( المعاملات التي لم يُتخذ عليها إجراء حتى الآن سواء بالتحويل , الحفظ أو التصدير الخارجي ) وجهة كل معاملة .
- تقرير المعاملات المتأخرة لدى موظف وفيه يتم عرض بيانات المعاملات المتأخرة ( المعاملات التي لم يُتخذ عليها إجراء حتى الآن سواء بالتحويل , الحفظ أو التصدير الخارجي ) والموظف المختص بكل معاملة .
- تقرير السجل التاريخي لمعاملة وفيه يتم متابعة كاملة للمعاملات التي صدرت كصادر عام وعادت مرة أخرى كوارد عام، وفيه يتم تحديد رقم الصادر العام المراد تتبعه في نموذج المتغيرات الخاص بالتقرير .
- تقرير نموذج إحصائي عام وفيه يتم عرض بيان إحصائي كامل للمعاملات المسجلة كوارد عام , المعاملات المسجلة كمنشأ داخلي , المعاملات المصدرة خارجياً , المعاملات المحفوظة , المعاملات المحولة من كل جهة المعاملات المحولة إلى كل جهة المعاملات المتأخرة بكل جهة.